Державні інформаційні ресурси з питань, що належить до компетенції органу

Наказ ДАЗВ України від 04 січня 2012 року №1 «Про організацію роботи з відомостями, що становлять службову інформацію»

ukraine 73x103 bw

ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО УКРАЇНИ

З УПРАВЛІННЯ ЗОНОЮ ВІДЧУЖЕННЯ

01030, м.Київ, вул.О.Гончара, 55а, тел.(044) 247-31-05, факс (044) 247-32-36, E-mail:azo@mns.gov.ua


НАКАЗ

04 січня 2012 р. м. Київ №1

 

Про організацію роботи з
відомостями, що становлять
службову інформацію

 

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації",
НАКАЗУЮ:

1. Затвердити:

Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у Державному агентстві України з управління зоною відчуження (далі – Перелік), що додається;
Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Державному агентстві України з управління зоною відчуження (далі – Інструкція), що додається;
склад експертної комісії Державного агентства України з управління зоною відчуження (далі – ДАЗВ України), що додається.

2. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування" у ДАЗВ України покласти на сектор інформаційного забезпечення та взаємодії з громадськістю.

3. Керівникам структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій сфери управління ДАЗВ України організувати вивчення та забезпечити виконання вимог нормативно-правових актів щодо роботи з відомостями, що становлять службову інформацію.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови ДАЗВ України Бобра Д. Г.

 

Голова

В. Холоша


 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДАЗВ України
04.01.2012 №1

ПЕРЕЛІК
відомостей, що становлять службову інформацію
у Державному агентстві України з управління зоною відчуження

1. Відомості про заходи цивільного захисту (плани цивільного захисту) на особливий період, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, затвердженого наказом Служби безпеки України від 12.08.2005 № 440, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.08.2005 за № 902/11182 (далі – Звід відомостей).

2. Нормативні документи щодо показників та критеріїв визначення оцінки і стану готовності органів управління, підприємств та сил реагування щодо цивільного захисту та техногенної безпеки.

3. Зведені відомості про кількість та результати проведених навчань та тренувань з цивільного захисту (цивільної оборони), які не підпадають під дію Зводу відомостей.

4. Зведені відомості за окремими показниками про кількість, загальну площу та місткість захисних споруд цивільної оборони (цивільного захисту) за ДАЗВ України.

5. Узагальнені відомості щодо технічного стану та готовності системи оповіщення зони відчуження та зони безумовного (обов’язкового) відселення.

6. Методичні рекомендації, вказівки, посібники та настанови щодо цивільного захисту, які не розкривають оціночні показники, угруповання сил, організацію приведення системи цивільного захисту в готовність до дій за призначенням в особливий період.

7. Зведені відомості про стан підготовки цивільного захисту (цивільної оборони) ДАЗВ України на рік, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

8. Відомості про кількість військовозобов’язаних, заброньованих за підприємствами, установами та організаціями ДАЗВ України.

9. Зведені відомості про джерела та види небезпеки, можливі рівні надзвичайних ситуацій та технологічні характеристики потенційно небезпечних об’єктів підприємств, установ та організацій сфери управління ДАЗВ України, які зареєстровані у Державному реєстрі потенційно небезпечних об’єктів.

10. Відомості про антитерористичні заходи, у тому числі на об’єктах поводження з радіоактивними відходами, які не підпадають під дію Зводу відомостей, розголошення яких може завдати шкоди їх проведенню, життю чи здоров’ю їх учасників.

11. Відомості про організацію системи охоронної сигналізації на об’єктах поводження з радіоактивними відходами.

12. Відомості про фактичний стан та наявність недоліків в організації фізичного захисту та зв’язку об’єктів поводження з радіоактивними відходами.

13. Відомості щодо оформлення та надання допуску до особливих робіт.

14. Відомості, які повідомляє про себе фізична особа для отримання допуску до особливих робіт у сфері використання ядерної енергії та радіаційної безпеки.

15. Дозволи на спеціальні перевезення ядерного матеріалу.

16. Відомості про графік (дата, час тощо) і маршрут транспортування ядерного матеріалу (в тому числі міжнародного, транзитного), радіоактивних відходів.

17. Реєстраційні картки сховищ (місць тимчасового зберігання) радіоактивних відходів.

18. Процедура доступу до виконання робіт з поточного утримування, регулювання, ремонту транспортних засобів, в яких перебувають ядерні матеріали під час їх перевезення.

19. Відомості про питому міцність фізичних бар'єрів на шляхах проникнення до життєво важливих місць ядерної установки, об’єкта поводження з радіоактивними відходами.

20. Відомості про комплекс технічних засобів системи фізичного захисту об'єктів поводження з радіоактивними відходами щодо:
засобів виявлення несанкціонованого доступу на об'єкт;
кабельних мереж технічних засобів системи фізичного захисту;
системи управління інженерно-технічними засобами;
систем охоронного освітлення та резервного електроживлення.

21. Опис процедур фізичного захисту об’єктів поводження з радіоактивними відходами, починаючи з визначення і проектування системи фізичного захисту.

22. Порядок взаємодії персоналу об'єкта поводження з радіоактивними відходами та караулу охорони при здійсненні доступу персоналу до виконання робіт в місцях, що охороняються.

23. Відомості щодо керування системою управління доступом на ядерний об'єкт, до ядерної установки, в окремо розташоване сховище ядерного матеріалу або радіоактивних відходів (технічні креслення, інструкції).

24. Відомості щодо оцінки вразливості ядерної установки, об’єкта поводження з радіоактивними відходами відповідно до розробленої та затвердженої методики, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

25. Опис конфігурації системи фізичного захисту ядерної установки, об’єктів поводження з радіоактивними відходами.

26. Оцінка стану системи фізичного захисту ядерної установки, об’єкта поводження з радіоактивними відходами.

27. Відомості про систему охорони об'єктів поводження з радіоактивними відходами щодо:
кількості співробітників охорони, засобів індивідуального захисту і активної оборони та їх кількості, системи зв’язку;
графіки та маршрути перевірки території, що охороняється;
місць розміщення точкових оповіщувачів та датчиків системи відео-контролю і спостереження.

28. Відомості, що зазначаються у звітному документі "Попереднє повідомлення", який розробляється ДСП “Чорнобильська АЕС” на основі Правил ведення обліку та контролю ядерних матеріалів на установці (НП 306.4.07.016-98) та направляється до Державної інспекції ядерного регулювання України.

29. Відомості, викладені в інструкції з експлуатації автоматизованої системи контролю доступу персоналу ДСП “Чорнобильська АЕС”.

30. Процедури автоматизованої системи контролю доступу персоналу ДСП “Чорнобильська АЕС”.

31. Робочі проекти автоматизованої системи контролю доступу персоналу ДСП “Чорнобильська АЕС”.

32. Відомості про рівень чутливості детекторів металу та вибухівки, що застосовані в системі фізичного захисту в місцях проходу людей та проїзду транспорту.

33. Протоколи налагодження детекторів металу.

34. Відомості про систему реалізації обмежень доступу та регулювання проходу і проїзду, порядок зберігання бланків перепусток ДСП “Чорнобильська АЕС”.

35. Відомості про місця встановлення та принцип дії приладів та пристроїв, що використовуються як нестандартні засоби затримки несанкціонованих дій на ядерних установках.

36. Порядок взаємодії персоналу об'єкта ДСП “Чорнобильська АЕС” та караулу охорони при здійсненні доступу персоналу до виконання робіт у місцях, що охороняються.

37. Матеріали топографічної зйомки території проммайданчика ДСП “Чорнобильська АЕС” і прилеглої території масштабів 1:500 -1:1500 на паперових та магнітних носіях.

38. Ортофотоплани території ДСП “Чорнобильська АЕС” масштабів 1:500- 1:1500 на паперових та магнітних носіях.

39. Відомості щодо організації та забезпечення охорони державної таємниці, у тому числі стосовно технічного та криптографічного захисту інформації з обмеженим доступом, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю, та володіння якими не дає змоги зацікавленій стороні ініціювати витік державної таємниці.

40. Відомості, які зазначаються:
в журналах обліку вхідних, підготовлених документів, письмових зброшурованих матеріалів, секретних видань, завершених провадженням справ, реєстрації облікових карток громадян про надання допуску до державної таємниці;
в актах на знищення носіїв секретної інформації;
в актах річних перевірок наявності носіїв секретної інформації;
в актах обстеження та категоріювання об’єктів, на яких циркулює інформація з обмеженим доступом;
в актах атестації режимних приміщень;
в облікових картках працівників, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці;
в номенклатурах секретних справ.

41. Перелік приміщень, у яких здійснюється діяльність, пов'язана з інформацією з обмеженим доступом, що є власністю держави.

42. Перелік засобів обробки інформації з обмеженим доступом на конкретному об'єкті.

43. Персональний ідентифікатор користувача автоматизованої системи, призначеної для обробки інформації з обмеженим доступом.

44. Відомості щодо заходів технічного захисту інформації на конкретному об'єкті або в автоматизованій системі, які не підпадають під дію Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

45. Звітна інформація про результати проведених робіт з технічного захисту інформації з обмеженим доступом, яка не підпадає під дію Зводу відомостей.

46. Перелік засобів обробки інформації з обмеженим доступом
ДАЗВ України та підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління.

47. Плани об’єктів (адміністративних будинків) з нанесеними схемами мереж зв’язку, сигналізації, радіофікації, електроживлення, освітлення та комп’ютерних систем.

48. Відомості про методичні матеріали з питань мобілізаційної підготовки, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

49. Відомості про оцінні показники з мобілізаційної підготовки ДАЗВ України.

50. Відомості про виконання законів, інших нормативно-правових актів з питань мобілізаційної підготовки, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

51. Відомості про стан мобілізаційної готовності ДАЗВ України та підприємств, установ і організацій, що відносяться до сфери його управління, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

52. Відомості, які містяться в експлуатаційній документації на програмні засоби та комплексну систему захисту інформації в автоматизованих системах із питань мобілізаційної підготовки, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

53. Відомості про організацію оповіщення, управління і зв'язку, порядок переведення ДАЗВ України та підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, на режим роботи в умовах особливого періоду, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

54. Відомості про довгострокові та річні програми мобілізаційної підготовки ДАЗВ України та підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.

55. Відомості про потребу в асигнуваннях та фактичні фінансові витрати на мобілізаційну підготовку ДАЗВ України та підприємств, установ і організацій, що належать до сфери його управління, які не підпадають під дію статей Зводу відомостей.

 

Завідувач сектору з питань
режиму, мобілізаційної готовності
та фізичного захисту

С.В.Бірук

 


 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ДАЗВ України
04.01.2012 №1

ІНСТРУКЦІЯ
з питань обліку, зберігання і використання документів та інших
матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову
інформацію в Державному агентстві України
з управління зоною відчуження

 

I. Загальні положення

1. Інструкція з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві України з управління зоною відчуження (далі – Інструкція), визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Державному агентстві України з управління зоною відчуження (далі – ДАЗВ України).

2. Відповідно до вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації" (далі – Закон), документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". Доступ до таких документів надається відповідно до частини другої статті 6 Закону, згідно з якою обмеження доступу до інформації здійснюється при дотриманні таких вимог:

виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

3. Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої не обмежено.

4. Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном, у тому числі до копій відповідних документів, умови отримання цих коштів чи майна, прізвища, імена, по батькові фізичних осіб та найменування юридичних осіб, які отримали ці кошти або майно.

При дотриманні вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону, зазначене положення не поширюється на випадки, коли оприлюднення або надання такої інформації може завдати шкоди інтересам національної безпеки, оборони, розслідуванню чи запобіганню злочину.

5. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у ДАЗВ України, затверджується наказом Голови ДАЗВ України.

6. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у ДАЗВ України, не може бути обмеженим у доступі.

7. На документах (у необхідних випадках – і на їх проектах), які містять службову інформацію, у правому верхньому куті першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі, проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

8. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі Переліку відомостей, що становлять службову інформацію у Державному агентстві (далі – Перелік).

9. Зняття з документів чи інформації грифа "Для службового користування" та виключення їх з переліку відомостей, що містять службову інформацію, здійснюється за поданням керівника структурного підрозділу ДАЗВ України до експертної комісії, рішення якої є підставою для зняття грифа "Для службового користування" з документа чи інформації та виключення її з Переліку.

10. На документах, з яких знято гриф "Для службового користування", робиться відповідна відмітка та повідомляються усі особи та організації, яким надсилався цей документ.

11. Керівники ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій сфери управління Державного агентства несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".

12. Працівники, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією.

13. Працівникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості. що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

 

ІІ. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять
відомості, що становлять службову інформацію

14. Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на відповідні підрозділи ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій сфери управління ДАЗВ України.

15. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (далі – ПК), приймається і розкривається централізовано у відповідних підрозділах працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

16. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.

17. Облік документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, ведеться у журналах обліку документів з грифом "Для службового користування" за формою згідно з додатком 2 до цієї Інструкції.

18. Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керівником структурного підрозділу та засвідчується печаткою.

19. У разі, коли обсяг документів з грифом "Для службового користування" незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому в журналі до реєстраційного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування", зазначаються найменування підприємства, установи та організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження або проставляється відповідний штамп.

20. Передача документів, які містять відомості, що становлять службову інформацію, здійснюється з обов’язковою відміткою у спеціальному журналі та в облікових формах діловодства (для вхідних документів).

21. Облік електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться в журналах обліку за формою згідно з додатком 3 до цієї Інструкції.

ІІІ. Розмноження і розсилання (відправлення) документів та інших
матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять
службову інформацію

22. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу та під контролем керівників структурних підрозділів ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій сфери управління ДАЗВ України.
Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

23. У підрозділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".

24. Під час розмноження документів з грифом "Для службового користування" з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

25. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється виконавцями цих документів у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.
Використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи для друкування документів з грифом "Для службового користування" може здійснюватися тільки після створення в ній комплексної системи захисту інформації та підтвердження відповідності створеної системи вимогам нормативних документів з питань технічного захисту інформації в порядку, встановленому законодавством.
Дозвіл на використання інформаційної, телекомунікаційної або інформаційно-телекомунікаційної системи із зазначеною метою надається згідно з наказами керівників ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій сфери управління ДАЗВ України за наявності атестата відповідності комплексної системи захисту інформації.

26. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка здійснює друкування документа, зазначає кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, своє прізвище і дату друкування документа.

27. У супровідному листі до документів з грифом "Для службового користування" окремими пунктами після слів "Додаток:" на кожному документі зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу ("Для службового користування" або "Без грифу обмеження доступу", якщо додаток без обмеження доступу).

28. Якщо в супровідному листі до документів з грифом "Для службового користування" відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:

  «Для службового користування
(без додатка – без грифу
обмеження доступу)
Прим. № ___»

Друкування таких листів дозволяється здійснювати на неатестованих засобах обчислювальної техніки.

29. Реєстрація надрукованих документів здійснюється в журналах реєстрації ініціативної кореспонденції відповідних структурних підрозділів. До реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".

30. Розсилання (відправлення) документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію з обмеженим доступом, здійснюється відповідно до переліку осіб та підприємств, установ, організацій, до яких надсилається інформація, підготовленого керівником структурного підрозділу та погодженого з керівниками ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій сфери управління ДАЗВ України.
На носіях інформації має бути зазначено облікові номери примірників відповідно до переліку осіб та підприємств, установ, організацій, до яких надсилається інформація.

31. Документи з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.

32. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "Для службового користування".
На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

33. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами організацій.

34. Доставка документів з грифом "Для службового користування", "Нарочно" до інших організацій та осіб може здійснюватися працівниками структурних підрозділів з дозволу керівника з використанням службового транспорту в межах одного населеного пункту без відхилення від маршруту та з обов’язковою відміткою про документ у журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

ІV. Порядок використання документів та інших матеріальних носіїв,
які містять відомості, що становлять службову інформацію зобмеженим доступом

35. До роботи з документами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій сфери управління Державного агентства, керівників структурних підрозділів.

36. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.

37. У разі потреби з письмового дозволу керівництва ДАЗВ України допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать переліку, зазначеному в пункті 5 розділу І цієї Інструкції.

38. Ознайомлення з наказами Державного агентства, що мають гриф "Для службового користування", здійснюється за поданням керівника структурного підрозділу із зазначенням обґрунтування.

39. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівництва за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

40. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" працівниками підприємств, установ та організацій, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівників підприємств, установ та організацій.
Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

41. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

42. Фізичним особам та організаціям документи з грифом "Для службового користування" надаються в установленому законодавством порядку.

V. Порядок зберігання, знищення документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію

43. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях (бібліотеках) у шафах (сейфах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.

44. Документи з грифом "Для службового користування", видані для роботи з дозволу керівника структурного підрозділу, підлягають поверненню у той самий день.
Окремі документи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника структурного підрозділу можуть бути у виконавця протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності та додержання правил зберігання.

45. Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".

46. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреб дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того самого питання.

47. Якщо в структурному підрозділі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "Для службового користування" додається позначка "ДСК".

48. У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

49. У структурних підрозділах, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).

50. Документи постійного зберігання, що містяться у справі "Документи з грифом "Для службового користування", формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

51. Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

52. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

53. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.

54. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень.
У разі потреби керівник структурного підрозділу за погодженням з керівниками ДАЗВ України, підприємств установ та організацій сфери управління ДАЗВ України, може дозволити виконавцям винести за межі службового приміщення документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що розташовані в межах одного населеного пункту.

55. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження працівника відповідно до порядку, встановленого пунктами 32 – 34 розділу ІІІ цієї Інструкції.

56. В окремих випадках з дозволу керівників ДАЗВ України, установ, підприємств та організацій сфери управління ДАЗВ України, дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

57. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником підприємства, установи та організації.

58. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" та дотримання вимог роботи з ними структурними підрозділами здійснюється щороку комісією, яка призначається наказом. До складу цієї комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, працівники структурних підрозділів, а також працівники підрозділів режимно-таємної та мобілізаційної роботи.

59. Результати перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" та дотримання порядку роботи з ними оформляються актом за формою згідно з додатком 4 до цієї Інструкції.

60. Інформація про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівників ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій, сфери управління ДАЗВ України, керівників режимно-секретного підрозділу та підрозділу з обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також письмово повідомляються органи СБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.

61. Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом призначається комісія, висновок якої подається Голові ДАЗВ України.

62. Відповідні записи про втрачені документи вносяться до облікових форм (журналів) з грифом "Для службового користування" на підставі акта комісії, затвердженого керівником.

63. За порушення, що призвели до розголошення інформації з грифом "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

64. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою згідно з додатком 5 до цієї Інструкції разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".

65. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на перероблення як макулатуру повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

66. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт від (дата) №__".

67. Телефонні та адресні довідники (списки абонентів АТС-10,АТС-100, АТС-200), а також копії документів і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

VI. Особливості поводження з мобілізаційними документами

68. До роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи), працівники допускаються на підставі списку, складеного підрозділом з мобілізаційної роботи, погодженого з керівником відповідного підрозділу, на який покладено ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування" та затвердженого керівництвом ДАЗВ України, підприємств, установ та організацій сфери управління ДАЗВ України.

69. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".

70. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

71. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".
Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

72. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється у підрозділах розмножувальної техніки їх працівниками за участю працівника мобілізаційного підрозділу відповідно до вимог розділу ІІ цієї Інструкції.

Друкування таких документів може здійснюватися у мобілізаційних підрозділах їх працівниками.

73. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог розділу V цієї Інструкції.
Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.
Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

74. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керівників підприємств, установ та організацій, мобілізаційного підрозділу та підрозділу з обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування".

 

Завідувач сектору з питань
режиму, мобілізаційної роботи
та фізичного захисту

С. В. Бірук

 

01133, м. Київ, бульвар Лесі Українки, буд. 26

Тел.: (044) 594-82-42
Факс: (044) 594-82-45

dazv@dazv.gov.ua

Запит на інформацію Альтернативна версія Повідом про корупцію